Las agencias de servicios sociales dejan atrás las hojas de cálculo en papel y Excel

Conoce el libro de casos

Inicialmente incubada por la Fundación Annie E. Casey (dedicada a desarrollar un futuro mejor para millones de niños y jóvenes), Casebook es una plataforma SaaS de gestión de casos líder en la industria para el campo de los servicios humanos.

Las soluciones de Casebook PBC son una respuesta a la frustración entre los profesionales y gerentes de servicios humanos que han luchado con sistemas de información anticuados y hojas de cálculo de Excel a medida que ayudan y ofrecen servicios a poblaciones en riesgo.

Como resultado, Casebook PBC desarrolló un software configurable, intuitivo y fácil de usar en estrecha colaboración con profesionales de servicios humanos.

Desafío 

Las organizaciones de servicios sociales, al igual que sus contrapartes en el sector privado, son responsables ante varios grupos, que incluyen:

• Financiadores que quieren medir el impacto de sus donaciones
• Agencias de licencias que necesitan garantizar que se cumplan los estándares profesionales
• Gerentes que necesitan realizar un seguimiento del progreso del personal, el cliente y el programa para lograr los objetivos de la organización
• Liderazgo del programa que evalúa el cumplimiento del personal con los modelos de práctica y crea planes de mejora continua de la calidad (CQI)

La capacidad de evaluar, informar y administrar datos es clave para satisfacer estas demandas. Pero para las organizaciones sin personal dedicado a los datos, la generación de informes puede ser costosa, consumir mucho tiempo y agotar a los equipos contratados para atender a sus comunidades, no para procesar números.

“Los trabajadores de los servicios sociales están en primera línea, bajo mucho estrés, con una alta rotación en sus organizaciones”, dice Ninad Amonnikar, gerente de productos de datos en Casebook, “y tienden a tener poca experiencia con el análisis de datos. Sin embargo, los financiadores y otras partes interesadas quieren ver datos sobre sus actividades y programas, y esto es difícil para la mayoría de las agencias de servicios sociales”.

Muchas organizaciones confían en el papel para tomar notas de las llamadas con clientes, familiares u otras agencias de servicios sociales y para completar formularios para los requisitos de informes locales o estatales. Todo este papeleo debe transferirse a una computadora para generar informes.

Con las necesidades de sus clientes en mente, Casebook fue diseñado con una interfaz de usuario (UI) intuitiva que sería simple de usar para sus clientes no técnicos.

Para el análisis de datos, necesitaban una capacidad de generación de informes y visualización que se integrara a la perfección en su software y ofreciera la misma experiencia intuitiva que el software Casebook.

Solución

Casebook eligió Reveal software de análisis integrado para integrar informes en tiempo real, visualizaciones de datos interactivas y análisis avanzados en el software de Casebook.

"Nos gusta mucho la experiencia de usuario intuitiva de Reveal porque atrae a nuestros usuarios trabajadores sociales", dice Amondikar. "Reveal facilita a los trabajadores sociales la ejecución de un informe y su visualización en un hermoso gráfico o visualización que satisface sus demandas de informes.

"También nos gusta la flexibilidad y la capacidad de configuración de Reveal. La mayoría de los otros software de servicios sociales y CRM (Customer Relationship Management) son rígidos y ofrecen informes preconfigurados que no se pueden modificar".

Nos gusta mucho la experiencia de usuario intuitiva de Reveal porque atrae a nuestros trabajadores sociales no técnicos. Reveal facilita a los trabajadores sociales la ejecución de un informe y su visualización en un gráfico o visualización fácil de leer y satisfacer sus demandas de informes.

Ninad Amondikar, gerente de productos de datos en Casebook

Informes prediseñados flexibles

Para ayudar a los clientes a ponerse al día más rápidamente, Casebook creó informes prediseñados y paneles listos para usar. También incluyeron paneles de control Reveal en la página principal del módulo de informes, que capturan una instantánea de las métricas clave que el cliente está rastreando en un momento dado. Los informes prediseñados permiten a los usuarios profundizar en la información que los gerentes, financiadores y otras partes interesadas requieren como parte de la evaluación, la coordinación del tratamiento y la recaudación de fondos.

“Alguien que no se sienta cómodo con los datos puede ingresar a cb Reporting y aprovechar una biblioteca de informes prediseñados”, dice Amonnikar. “Reduce el tiempo que los supervisores de agencias y los administradores de programas dedican a configurar informes. La inversión inicial requerida es mínima”.

Informes fáciles de personalizar

El módulo cb Reporting funciona en colaboración con el resto del conjunto de productos de Casebook, toma datos de los otros módulos y los convierte en informes personalizables, que cubren todo el ciclo de vida de la gestión de casos.

Estos informes y tableros se crearon teniendo en cuenta las necesidades de informes de servicios humanos más esenciales. El hecho de que los informes estén preconstruidos no significa que no haya espacio para la personalización. Si una organización desea ejecutar un informe que incluya algunas, pero no todas, las métricas en uno preconstruido, simplemente puede filtrar la información que no necesita o agregar un nuevo campo de datos con solo hacer clic en un botón.

Si, por ejemplo, un gerente desea filtrar un informe en particular por raza pero no por edad, puede desmarcar la casilla de edad. O, si un financiador solicita un nuevo punto de datos específico, se puede agregar fácilmente. Los usuarios pueden guardar los cambios para un fácil acceso en el futuro.

Esto libera a los asistentes sociales para que continúen su trabajo en el campo, utilizando el sistema de ingreso de datos de Casebook, mientras que los gerentes y administradores pueden rastrear fácilmente lo que sucede desde cualquier dispositivo.

Dólares de financiación para aumentar con informes profesionales

Con los informes prediseñados de Casebook, las organizaciones pueden comenzar a informar fácilmente cómo sus actividades cumplen con los requisitos de la subvención. Ya sea que los financiadores deseen estadísticas sobre la prestación de servicios, la demografía, las interacciones con los clientes o cualquier otro dato, estos informes y paneles fácilmente configurables eliminan el estrés de la recopilación, el análisis y la generación de informes de datos.

“Mientras que muchos de nuestros clientes apenas se están poniendo al día con Casebook, estamos escuchando historias de financiadores que están muy contentos con el nivel de informes”, dice Amondikar. “Y una cosa es segura: los patrocinadores no quieren desperdiciar su dinero. Entonces, cuando los financiadores ven que sus dólares se usan sabiamente y se validan en informes regulares, están más inclinados a reinvertir y lo estamos viendo en algunos de nuestros clientes de agencias. Es un ganar-ganar para todos”.